Büroplanung als Kulturprojekt

Reicht ein Raumprogramm, um ein Büro zu planen? Nein, nicht mehr. Ein Raumprogramm legt fest, wie viele Quadratmeter und Räume es gibt. Es sagt nicht, wie dort gearbeitet wird. Büroplanung beginnt heute mit der Frage »Was brauchen wir eigentlich? Und wie viel davon?« und damit mit dem Verständnis der Tätigkeiten.

Dieser Beitrag fasst meine Kolumne im md Magazin (Ausgabe September/Oktober 2025, Seite 32-33) zusammen und ordnet sie ein. Den vollständigen Text lesen Sie bei md: Kolumne bei md lesen

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Wie lief Büroplanung früher, und warum funktioniert das nicht mehr?

Früher war Büroplanung einfach: Quadratmeter pro Kopf, ein Besprechungsraum pro Team, ein Einzelbüro für die Führungskraft. Checkliste abhaken, fertig. Beim Einzug wusste jeder sofort, wo er sitzt und wie dort gearbeitet wird. Ich habe selbst so geplant, aus heutiger Sicht ein Unding.

Heute sind die Aufgaben vielfältiger und die Vorgehensweisen dynamischer. Durch Homeoffice und hybride Modelle hat das Büro Konkurrenz bekommen. Es muss bessere Bedingungen bieten als die Alternativen und zugleich schön sein: von der technischen Ausstattung über Ruhe und Konzentration bis zur Atmosphäre.

Was ist die Phase Null, und was gehört hinein?

Phase Null nenne ich die Bedarfsermittlung vor der eigentlichen Planung. Unternehmen kommen heute nicht mehr mit einem fertigen Raumprogramm, sondern mit Fragen: Wer arbeitet wann mit wem? Wie viel Austausch braucht es, wie viel Fokus? Warum soll es überhaupt ein Büro geben? Allgemeine Erfahrung reicht für die Antworten nicht aus. Es braucht Daten, Nutzerinput und viel Austausch, um zwischen den Zeilen lesen zu können.

Ein Blick in die HOAI zeigt, warum das ein Thema für den Auftrag ist: Bedarfsplanung und Bedarfsermittlung sind dort in der Leistungsphase 1 als Besondere Leistungen aufgeführt, ebenso das Aufstellen eines Raumprogramms. Prozessanalyse und Change-Begleitung kommen in der Aufzählung nicht vor.

Wie ermittelt man den Bedarf für ein neues Büro?

Für mich liegt der Schlüssel in der Mischung der Formate:

• Unternehmensweite Umfragen geben jedem die Möglichkeit, Bedarf und Sorgen zu formulieren. Das hilft, datenbasiert zu entscheiden und die Veränderung messbar zu machen.
• Interviews tauchen punktuell tief in Teams ein und verraten viel über Kultur und Miteinander.
• Zielgespräche beleuchten den eigentlichen Zweck der Räume aus Sicht der Organisation.
• Workshops widmen sich dem konkreten Alltag und den Prozessen.

In Summe entsteht ein Bild, das am Ende das Raumprogramm ablöst und sehr viel genauer ist. Dabei zählt nicht nur, wie heute gearbeitet wird, sondern auch, ob es so bleiben soll.

Reicht ein gut geplanter Raum, damit sich die Arbeit verändert?

Nein. Ein Büro kann einen Rahmen bieten, der großen Einfluss auf die Menschen darin hat. Es kann produktiver und kreativer machen, die Mitarbeiterbindung erhöhen, die Motivation steigern und die Fluktuation verringern. Aber neue Räume bedeuten neue Methoden, und frisch geplante Flächen entfalten ihre Wirkung nur, wenn sie anders genutzt werden. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Ein guter Raum kann neue Abläufe anstoßen, er allein reicht nicht.

Drei Regeln helfen, neue Routinen zu etablieren:

1. Erklärung: Warum sollen Arbeitsweisen verändert werden, und welchen Vorteil hat jeder Einzelne davon?
2. Partizipation: Autonomie und Selbstbestimmung sind Grundbedürfnisse und zugleich die Basis für Resilienz und Motivation. Die Selbstbestimmungstheorie von Edward Deci und Richard Ryan zählt Autonomie zu den drei psychologischen Grundbedürfnissen.
3. Klare Spielregeln im Team: Sie sichern bei allen Unterschieden ein gutes Miteinander, zum Beispiel eine Telefonieretikette.

Wie bindet man Mitarbeitende in den Umbau ein?

Vier Bausteine haben sich bewährt:

1. Beteiligung während der Bedarfsermittlung: Sie stößt Wandel an, schafft Verständnis und führt zu passenden Lösungen.
2. Experience Days oder New Work Safaris: Mitarbeitende besuchen andere Büros. Wer Neues erlebt hat, versteht es besser und bringt es eher in die eigene Arbeit ein.
3. Change-Botschafter: Manche Unternehmen benennen Pioniere, die Neues vorleben und den Wandel ins Team tragen.
4. Feedbackschleifen im Alltag: Ob über QR-Codes an Möbeln, digitale Mini-Umfragen oder im Jour fixe: Mitarbeitende sollen spüren, dass ihr Feedback gehört und ernst genommen wird.

Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit Planenden?

Der Schritt vom Flächenprogramm zum Kulturprojekt heißt für uns Planende: Wir gestalten nicht nur Räume, sondern auch die Arbeit, und wir nehmen Menschen vor, während und nach dem Einzug mit. Bedarfsermittlung, Prozessanalyse und Change-Begleitung gehören heute zum Alltag. Wer ein Büro plant, sollte deshalb vor der Beauftragung klären, ob diese Leistungen im Auftrag enthalten sind.

Wie sich die Qualität und Wirksamkeit eines Büros messen lässt, bevor und nachdem man umbaut, zeigen wir mit den Workspace Performance Insights (wpi): So arbeiten wir mit dem wpi

Wer in diesem Feld arbeitet, baut immer auch an der Kultur eines Unternehmens.

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