Der Bienenschwarm-Effekt

Kann ein Büro ohne interne E-Mails arbeiten? Ja, wenn vorher geklärt ist, welcher Kanal wofür gilt. Alles, was man nachlesen und dokumentieren muss, gehört in Kanäle und gemeinsame Dateien. Emotionale Themen gehören ins Gespräch. Die E-Mail bleibt der formelle Weg nach außen, zu Bauherren und Ämtern.

Dieser Beitrag fasst meine Kolumne im md Magazin (Ausgabe März/April 2026, Seiten 8 und 9) zusammen und ordnet sie ein. Sie ist bei md bisher nur im Heft erschienen.

Was ist der Bienenschwarm-Effekt?

Das Bild stammt von Steve Jobs. In einem Interview vom Mai 1990 für die Dokumentationsreihe »The Machine That Changed the World« beschrieb er ein Team-Postfach, in dem zwanzig Leute aus allen Abteilungen mitlesen und antworten, und sagte dazu: »And it will be like a beehive.« Daraus lässt sich eine Organisation ablesen, in der Informationen frei fließen. Jeder kann sich in ein Thema einklinken, und man zieht sich zurück, wenn es erledigt ist.

Im Büroalltag ist daraus etwas anderes geworden: der »digitale Brief« mit Betreff, Anrede und Signatur, dazu uferlose CC-Verteiler. Er kostet Zeit und nimmt die Konzentration, die man für den nächsten Entwurf braucht.

Wann ist Schreiben besser als Sprechen?

Wenn es um Fakten geht, die später noch gebraucht werden. Lesen ist deutlich schneller als Schreiben: Im Schnitt lesen Erwachsene etwa 240 Wörter pro Minute (Auswertung von 190 Studien mit knapp 18.000 Teilnehmern, Brysbaert 2019). Getippt werden im Schnitt rund 52 Wörter pro Minute (Aalto-Universität und Universität Cambridge, 168.000 Teilnehmer, 2018). Wer schreibt, investiert also Zeit, damit andere die Information in einem Bruchteil davon aufnehmen können. Gesprochen wird übrigens mit rund 150 Wörtern pro Minute (ungefährer Wert für Englisch, für Deutsch nicht gesondert geprüft). Wer liest, bestimmt sein Tempo selbst und kann zurückspringen.

Daraus folgt eine einfache Arbeitsteilung: Asynchrone Kanäle wie Teams oder Slack für alles, was nachgelesen und dokumentiert werden muss. Telefonat und Meeting für emotionale Themen, bei denen Tonfall und Mimik den Unterschied machen. Wer wichtige Informationen nur ins Gespräch verlegt, riskiert, dass Details verloren gehen.

Wie funktioniert »Null interne E-Mails« in der Praxis?

Das Ziel bezieht sich nur auf die interne Kommunikation. Nach außen bleibt die E-Mail der formelle Kanal. Drei Regeln halten das System tragfähig, weil es sonst nur die Flut von der Mail in den Chat verschiebt:

• Kanäle statt Postfächer: Informationen liegen in Themen-Channels, zum Beispiel nach Projekten, für alle zugänglich.
• Der digitale Schultertipper: Mit dem @-Tag markiere ich nur die Personen, die handeln müssen.
• Fokus-Steuerung: Ein fett markierter Kanal heißt »Hier ist etwas passiert«. Erst die rote Eins heißt »Hier wirst du gebraucht«.

Die Regel dahinter lautet: Nicht getaggt ist nicht gelesen.

Welche Rolle spielt das BIM-Modell?

Für Planer geht es über den Chat hinaus. Im BIM-Modell hängen Informationen direkt am Bauteil. Statt eine E-Mail über eine Kollision in der TGA-Planung zu schreiben, taggen Planer die Fachplaner im Modell. Das reduziert die Zahl der Kanäle, und die Aufmerksamkeit bleibt dort, wo gearbeitet wird.

Wie verschwinden die Dateileichen?

Wer keine internen E-Mails mehr schreibt, verschickt auch keine Anhänge mehr mit Namen wie »Präsentation_V2_final_final_NEU.pdf«. Drei Gewohnheiten ersetzen sie:

• Links statt Anhänge: Verschickt wird nur der Link zur Quelldatei.
• Ein Single Point of Truth: Es gibt eine Version, an der alle gleichzeitig arbeiten. Sie ist immer aktuell.
• Versionsverlauf statt Angst: Wer fürchtet, eine Änderung zu überschreiben, kann frühere Stände wiederherstellen. Bei PowerPoint, Word und Excel geht das, wenn die Datei in OneDrive oder SharePoint liegt.

Wie bleibt man erreichbar, ohne ständig unterbrochen zu werden?

Mit einem Notfallkanal, zum Beispiel dem Telefon. Wenn es wirklich brennt, klingelt es. Dann können alle Benachrichtigungen aus bleiben, etwa für zwei Stunden an einem Detailplan. Viele Smartphones bieten dafür eine Einstellung für wiederholte Anrufe: Ruft dieselbe Person kurz nach dem ersten Versuch noch einmal an, wird das Gespräch trotz Fokus-Modus durchgestellt. Die Hürde ist meist die Angst, etwas zu verpassen. Der Notfallkanal nimmt sie.

Wie führt man das im Büro ein?

Ein solcher Wandel passiert nicht über Nacht. Bevor die Tools ausgerollt werden, sollte das Büro klären, wie es zusammenarbeiten will und welches Konzept zu ihm passt. Mitarbeitende kommen früh dazu, Schulungen und Informationsveranstaltungen schaffen Verständnis. Dann gilt: einfach machen, denn in der Praxis lernt man am meisten, und in der Anfangsphase immer wieder nachjustieren. Das System soll zur eigenen Bürokultur passen, es ist nicht starr.

Asynchrone Kommunikation bedeutet nicht, weniger zu sprechen. Es bedeutet, besser zu filtern. Wie der Ausgangspunkt dafür aussieht, welcher Kanal für welche Tätigkeit taugt, habe ich in der ersten Folge beschrieben: »Zwei Zahlen, ein Dilemma«. Welche Arbeitsweisen und Räume in einem Büro tatsächlich gebraucht werden, ermitteln wir mit den Workspace Performance Insights (wpi): So arbeiten wir mit dem wpi

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